Briefpapier drucken - Geschäftspapiere bedrucken

Einleitung

Briefpapier - auch Geschäftspapiere und Briefbogen genannt - besteht aus vorgedruckten Blättern, die alle generellen Informationen, Pflichtangaben sowie Logo und weitere Elemente des Firmendesigns (Corporate Design) beinhalten. Je nach Papier, Elementen, Farben, Erscheinungsweise, Qualität, Auflage usw. ergeben sich für das Drucken bzw. Bedrucken der Briefpapiere Unterschiede.

Oft wird auch von Geschäftsausstattung gesprochen, wobei dann meist auch Visitenkarten und ggf. Briefumschläge inbegriffen sind.

Geschäftspapier - der Briefbogen

Briefbogen (auch Kopfbogen genannt) ist ein meist einseitig bedrucktes Blatt, das die immer gleichbleibenden Inhalte bereits vorgedruckt aufweist. Dazu verwendet man meist Schreibpapier oder Kopierpapier im Format DIN-A4. Dann braucht nur noch der individuelle Inhalt auf das Blatt gedruckt werden. Schon ist das so genannte Briefpapier bedruckt. So einfach ist das Drucken von Briefpapier aber praktisch meist nicht.

Wer sein Briefpapier ernst nimmt, sollte die Auswahl des richtigen Papiers nicht unterschätzen. Die üblichen Papierdicken (Grammatur genannt) reichen von 70 g/m² bis 120 g/m². Wichtige Entscheidungshilfe hierbei kann sein, wieviel Papierseiten man pro Versand meist verschickt. Denn bei leichten Papierstärken bis 80 g/m² lassen sich drei Papiere im Rahmen des normalen Portos per Briefkuvert (Format C6 mit 16 x 11,5 cm oder auch DIN lang mit 22 x 11 cm) versenden. Dagegen wirken stärkere Papiere beim Empfänger deutlich bedeutungsvoller. Je nach Strategie und Firmendesign muss auch die Farbe sowie Oberfläche (meist ungestrichen) bedacht werden.

Grundsätzlich werden gut bdruckbare Papiere (oft auch Offset-Papiere genannt) verwendet. Das Papier soll mit Tinte, Toner etc. gut bedruckbar sein und sich dabei nicht zu stark wellen. Vorgedruckte Inhalte müssen auch etwa die Drucktemperaturen beim Laserdruck aushalten. Denn dabei werden die Temperaturen zwischenzeitlich ziemlich heiß, was man selbst kurz nach dem Druck noch fühlen kann. Die vorgedruckten Teile müssen daher entsprechend widerstandsfähig sein, damit am Ende ein sauberes, hochwertiges Schriftbild bleibt.

Will man sich positiv von der Masse der Brief- und Geschäftspapiere abheben, bieten sich Wasserzeichen, erhabene Flächen etc. an. Auch Lochung, Falzmarken oder kreative Rückseiten sind gebräuchlich.

Briefpapier - das Layout

Letztendlich richtet sich das Layout nach dem Firmendesign (Corporate Design). Der Designer muss allerdings bei Geschäftspapieren Randmarken und Feldmarken nach einem Musterbrief (DIN 5008) beachten. Ansonsten werden meist der Briefkopf sowie eine Seitenleiste und/ oder der Fußbereich vorgedruckt.

Briefpapier - die Inhalte

Zu Beginn stellt man sich oft die Frage, was alles auf einem Briefpapier stehen muss oder sollte. Für Geschäftspapiere gibt es in Deutschland je nach Rechtsform bestimmte Pflichtangaben, die enthalten sein müssen. Diese haben zumindest umsatzsteuerliche Relevanz, da im Umsatzsteuerrecht Rechnungen nur innerhalb recht engen Grenzen anerkannt werden. Dies mag beim ersten Lesen sehr erstaunen, ist aber nicht zu unterschätzen. Die meisten Steuerberater haben auch deswegen Merkblätter hierfür. Regelmäßig fallen darunter Rechtsform, Geschäftsführer, Handelsregistereintrag, Umsatzsteueridentifikationsnummer, laufende Rechnungsnummer etc.

Neben den Kontaktdaten sind meist Referenzzeile (Aktenzeichen, Sachbearbeiter, etc.) sowie rechtliche Angaben inhaltlich neben Logo und Firma aufgedruckt.

Briefpapier - die Druckerei

Natürlich lohnt sich gerade bei kleinen Auflagen für kleine Unternehmen häufig manches Angebot einer regionalen Druckerei nicht. Denn je nach Auslastung und Drucktechnik haben diese Druckerein viel Aufwand und manchmal Beschwerden, da Laien häufig unklare Angaben oder Druckvorgaben liefern.

Daher bietet sich für solche Fälle mit nicht so großen Ansprüchen gerade beim Drucken von Briefpapier die Anfragen bei Online-Druckereien an, die häufig recht intuitive und benutzerfreundliche Bestellschritte anbieten, die mit grafischen Beispielen eine anschauliche und auch für Laien verständliche Vorauswahl ermöglichen.